A142. Documentos Google (IV): Hoja de cálculo

Serie Web 2.0

Qué podemos hacer

Con las hojas de cálculo de Google se pueden crear, compartir y editar hojas de cálculo online. A continuación se indican algunas acciones que se pueden realizar:

• Importar y convertir datos en formato .xls, .csv, .txt y .ods
• Exportar datos en formato .xls, .csv, .txt y .ods, así como en archivos PDF y HTML
• aplicar formato y modificar fórmulas, por lo que se podrán calcular resultados y mostrar los datos como se prefiera
• Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando tu hoja de cálculo
• Crear gráficos y gadgets
• Insertar una hoja de cálculo o una sección de una hoja de cálculo en tu blog o sitio web

Ahora que sabemos lo que se puede hacer. Empiezo remarcando acciones que no están organizadas dentro de los menús:

• Para introducir contenido en una celda vacía, basta con hacer clic en ella y añadir el contenido.
• Para modificar una celda con contenido, hay que hacer doble clic en ella. También se puede hacer doble clic en la celda una vez y pulsar Intro o F2.
• Al modificar el contenido de una celda, se pueden insertar saltos de línea colocando el cursor en una celda y pulsar Ctrl+Intro.
• Si se quiere insertar un enlace a una URL en la hoja de cálculo, simplemente se debe introducir la URL en la celda. Cada vez que se selecciona la celda, aparece un pequeño cuadro de diálogo emergente. Hacer clic en la URL del cuadro de diálogo.
• Si se quiere incluir una URL sin hiperenlace en una celda, hacer clic en Suprimir en la ventana que aparece cuando se coloca el cursor encima del enlace.
• Si se quiere volver a añadir el hiperenlace, hacer clic en la celda con el botón derecho del ratón y seleccionar Mostrar hiperenlaces.
• Si se quiere incluir un enlace a una URL concreta, pero se quiere que aparezca como texto y no como una dirección (p. ej., en lugar de mostrar "www.medicina-intensiva.com" en la celda para acceder a REMI, se puede utilizar la frase "buscar en REMI"), se debe introducir esta fórmula de hiperenlace en la celda:

=hyperlink("www.medicina-intensiva.com";"buscar en REMI")

A continuación, mostraré las opciones de cada menú que desde mi punto de vista son más destacables.

Menú Archivo

Configuración de la hoja de cálculo: Mediante esta opción podemos cambiar la configuración regional, de la moneda y de la fecha.

Publicar en la Web: Si queremos mostrar nuestra hoja de cálculo, debemos acceder a esta opción. En la ventana que aparece, primero hay que decidir cuales hojas queremos publicar y si se va a refrescar la publicación cada vez que haya cambios. Después hay que decidir el tipo de formato a utilizar para mostrarla (html, pdf, txt, etc). Y para terminar, copiar la URL que nos aparece, para incrustarla en nuestro blog, o enviarla a los compañeros de trabajo por correo-e. También hay la opción de detener la publicación, cuando queramos.

Para entender mejor porque la publicación de documentos no afecta a las opciones de visibilidad, consultar aquí. Para saber más sobre las opciones de visibilidad: aquí.

Menú Editar

Cuando hacemos copiar datos, el borde de la celda o del intervalo de celdas aparece como una línea continua naranja para recordar de dónde se han copiado los datos. Cuando cortamos datos de una celda o de un intervalo de celdas, veremos una línea naranja discontinua a su alrededor.

Pegado especial: Al copiar y pegar elementos en las hojas de cálculo de Google Docs, todas las propiedades de la celda se copian en la celda en que se pega, incluido el texto, el formato y la validación de datos. La opción de pegado especial permite un mayor control de las propiedades que se copian y se pegan. Hay seis opciones de pegado especial:

• Pegar solo los valores: pega solo el texto que contenía el intervalo de celdas original
• Pegar sólo el formato: esta opción produce el mismo efecto que la herramienta de pintar formato; solo copia el formato de la celda sin modificar el texto ni las fórmulas que contiene
• Pegar todo excepto bordes: pega todas estas opciones sin los bordes de celda que se hayan añadido
• Pegar solo la fórmula: pega las fórmulas que contenga el intervalo de celdas que se copia, no el cálculo resultante de las fórmulas
• Pegar solo la validación de fecha: pega una regla de validación de datos en un intervalo de celdas sin modificar el formato, las fórmulas ni el texto que contenga
• Solo pegar formato condicional: esta opción solo aplica las reglas de formato condicional a un intervalo de celdas

Para más información: Cómo copiar, cortar y pegar

Menú Insertar

Los “Gadgets” son miniaplicaciones creadas en HTML, con JavaScript, Flash o Silverlight para comportamientos dinámicos. Dicho de otro modo, los gadgets son miniaplicaciones, que en este caso, interactúan con el contenido de una hoja de cálculo, permitiendo mostrar los datos de diferentes formas. Hay gadgets creados por Google y otros creados por terceros. Por lo que están clasificados en una larga lista.

Para más información: Gadgets.

Funciones: En esta opción, de entrada, nos muestra las cinco funciones más comunes, pero también está la opción “más” que enlaza con una nueva ventana o pestaña con una lista interminable de funciones ordenadas alfabéticamente por el tipo de función. Aunque hay la posibilidad de utilizar un filtro para que la búsqueda sea más cómoda.

Formularios: Desde una hoja de cálculo podemos crear un formulario (que será accesible en una ventana o pestaña aparte). Esta funcionalidad, se encargará de recopilar las respuestas del formulario. Si se crea un formulario a partir de una hoja de cálculo, la próxima vez que se abra la hoja de cálculo aparecerá el menú "Formulario" en la barra de menús. El cuál nos permitirá gestionarlo mediante las siguientes opciones:

• Modificar formulario
• Enviar formulario
• Ir al formulario en directo.- Se abre una ventana o pestaña con el formulario
• Insertar formulario en una página web... Nos muestra el fragmento de código que se debe pegar en el código fuente de una página web para que el formulario sea accesible
• Mostrar el resumen de respuestas.- Se abre una ventana o pestaña con un resumen
• Aceptando respuestas.- Clicando en esta opción podemos activar/desactivar una marca parecida a una “V”, lo cuál significa que la hoja de cálculo está receptiva o no. Si no está la marca activada, en el formulario aparece un mensaje avisando que no acepta respuestas
• Suprimir formulario

Si por el contrario, creamos el formulario desde el botón Crear de la página principal de Google Docs, se abrirá la página de creación y edición del formulario. Paralelamente se creará una hoja de cálculo pensada para recoger los resultados de nuestro formulario. En cuanto a la edición de nuestro formulario tenemos las siguientes opciones:

• Título
• Nota explicativa o encabezado de sección
• Cambiar la decoración de fondo (hay aproximadamente 97 temas distintos a escoger)
• Podemos añadir páginas
• Título de la pregunta, texto de ayuda y tipo de pregunta (texto, test, casillas de verificación, etc)
• También podemos hacer que una pregunta sea obligatoria, otras que sean condicionales (según la respuesta, el cuestionario continua en una página o bien en otra)
• Una vez terminado el diseño, qué podemos hacer con nuestro formulario:
• Enviar por correo electrónico
• Compartir mediante la red social “Google+”
• Ver las respuestas en formato resumen o en la hoja de cálculo
• Ver el código de inserción (para blogs o webs)
• Modificar el mensaje que aparece después de contestar el formulario

Como se puede deducir, la combinación de estas dos herramientas (Formulario y Hoja de cálculo), da como resultado una herramienta de trabajo colaborativo muy útil.


Secuencia de comandos o Scripts: Son como una agrupación de funciones, encadenadas entre ellas, para conseguir un resultado determinado. Un ejemplo seria la comprobación de los dígitos de control de una cuenta bancaria, calcular el análisis de la varianza, etc. Los scripts están ordenados por disciplinas (empresa, educación, estadística, etc).

Menú Herramientas

Podemos encontrar tres funcionalidades que tienen que ver con las "secuencias de comandos" o scripts:

• Galería de secuencia de comandos: Para poder escoger los scripts que nos sean útiles, más fácilmente, están ordenados en una lista o galería
• Administrador de secuencia de comandos: Podemos consultar los scripts que tenemos activos en la hoja de cálculo
• Editor de secuencia de comandos: Donde podemos modificar los scripts descargados

Reglas de notificación

Esta opción es útil cuando compartimos la hoja de cálculo con otras personas, porque podemos escoger diferentes criterios para que la aplicación nos avise cuando:

• Se realicen cambios en toda la hoja de cálculo
• Se realicen cambios en una hoja específica
• Se realicen cambios en determinadas celdas
• Se añadan o eliminen colaboradores
• Se realicen cambios en formularios

Hasta aquí el presente artículo, el próximo será sobre la aplicación “Dibujo”.

Encuesta: (aquí).
Fuente consultada: Centro de Ayuda de Google Docs.

Xavier Andorrà.
Hospital Sant Joan de Déu - Fundació Althaia, Manresa.
© REMI. http://medicina-intensiva.com. Abril 2012.