A140. Documentos Google (III): Presentaciones

Serie Web 2.0

Qué podemos hacer

Con las presentaciones de Google Docs se pueden crear, compartir y modificar presentaciones online con facilidad.

Estas son algunas de las acciones que puedes llevar a cabo:

• Compartir presentaciones con amigos y compañeros de trabajo
• Subir presentaciones ya creadas y convertirlas al formato de Google Docs
• Descargar presentaciones como archivos PDF, PPT o TXT
• Insertar imágenes y vídeos, y dar formato a las diapositivas
• Publicar e insertar las presentaciones en un sitio web para poder mostrarlas a un público más amplio
• Dibujar organigramas, gráficos de flujo, diagramas de diseño y mucho más directamente en las presentaciones
• Añadir transiciones, animaciones y temas para crear presentaciones con diferente aspecto según la temática

Además también permite colaborar con otros usuarios para crear una historia. De manera que se puede:

• Ver exactamente lo que están haciendo los demás usuarios con marcadores de presencia de colores
• Modificar una presentación simultáneamente con otros usuarios desde diferentes ubicaciones
• Utilizar el historial de revisión para ver quién ha introducido cambios o recuperar versiones anteriores
• Saludar, iniciar una conversación o compartir nuevas ideas mediante el chat integrado

Requisitos del sistema

Para hacer presentaciones mediante Google Docs, utilizando la versión más moderna. Se debe saber que, en función del navegador utilizado, quizás se deba descargar un complemento llamado “Google Chrome Frame”. Para más información, aquí.

Empezando

Existen varias maneras de empezar a utilizar las presentaciones de Google Docs: creando una nueva presentación online, subir una ya creada o utilizar una plantilla de la galería de plantillas.

Si accedemos a la galería de plantillas, desde Google Docs podremos ver las plantillas públicas (realizadas por Google o por otros usuarios como nosotros), las que hayamos utilizado en otras ocasiones y las plantillas creadas por nosotros. Vale la pena destacar que el contenido de la galería de plantillas está perfectamente clasificado y ordenado:

• Podemos ordenar por lo mas buscado o lo más puntuado
• Buscar por tipo de documento, ya que hay plantillas para documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, dibujos y formularios
• También podemos buscarlas entre 15 categorías distintas
• Las búsquedas también se pueden limitar por idiomas

Con el ánimo de seguir con la misma estructura que el artículo anterior, intentaré centrarme en las acciones más relevantes de cada menú.

Menú Ver

A partir de este menú podemos iniciar la presentación. Se abre una ventana nueva y maximizada. En la base de la ventana aparecen varios botones:

• Botón sobreimpreso que permite avanzar o retroceder en la presentación
• El contador de diapositivas, que nos permite escoger qué diapositiva queremos ver (cuando no queremos seguir el orden)
• Desplegable “Acciones”, que permite realizar ocho acciones distintas:

• Reproducir/detener la presentación
• Imprimir diapositivas
• Descargar como PDF
• Descargar como PPT
• Editar (si se tiene autorización)
• Crear una copia
• Informar sobre contenido inadecuado
• Ver notas del orador

• “Ver juntos”. Esta opción me ha gustado porque permite ver la presentación online conjuntamente con las personas que vayamos a invitar. Cabe decir que aparece una sesión de chat para que pueda haber “feedback” entre el ponente y el “público”

• Para invitar al público, debemos copiar un enlace que aparece en la cabecera de la ventana del chat y pegarlo en un correo electrónico, en una conversación de chat que tengamos previamente abierta. La persona que reciba el enlace lo debe pulsar para que se le abra la presentación. Entonces también debe pulsar el botón “Ver juntos”, para que se active la ventana de chat
• Si en el chat de la presentación hay más de una persona con permisos de edición (de la presentación en curso), se puede elegir cuál de ellas va hacer la función de orador
• Se pueden utilizar emoticones (en el chat)
• Si quiere, el orador puede abrir otra ventana para ver sus anotaciones (“Ver notas del orador”)
• Cuando una diapositiva incluye audio o vídeo incrustado, cada usuario que esté de público debe ponérselo en marcha, ya que esta opción no está sincronizada con el orador
• Añadir, que vale la pena probarlo. Cuando el orador cambia de diapositiva, las personas que comparten la presentación, aprecian el cambio al instante

El resto de opciones no aportan nada a destacar respecto a lo comentado en el presente artículo y a los anteriores.

Enlace consultado: Centro de ayuda de Google Docs.

Xavier Andorrà
Hospital de Sant Joan de Déu (Althaia), Manresa
© REMI, http://medicina-intensiva.com. Abril 2012.