Partiendo de la base que en el presente siglo XXI todos hemos editado alguna vez un documento mediante un editor de texto, no les voy a comentar las partes del menú más comunes (una por una), sino que me centraré en sus opciones más particulares.
MENÚ ARCHIVO
Destacaría las siguientes opciones:
Compartir.- con esta opción podemos compartir un documento o un archivo explícitamente con 200 lectores y editores combinados, o bien podemos cambiar la opción de visibilidad (cualquier persona privada, con enlace y el público en la web) para poner el documento a disposición de cualquier usuario.
Vale la pena saber que si queremos evitar mostrar el historial de revisiones del documento a compartir, se debe hacer una copia del documento y compartir esa versión.
Más información: Ayuda de Google Docs.
Publicar en la Web.- nos aparecerán dos opciones:
- La primera nos ofrece la posibilidad de copiar el enlace en cualquier fragmento de texto de un documento, correo electrónico, etc.
- Con la segunda, podemos copiar el fragmento de código que nos va a permitir incrustar el documento entero en un blog, página web, etc.
Un documento puede ser privado y a la vez estar publicado en la web. En tal caso, solo los usuarios a quienes se haya concedido permiso podrán ver o modificar el documento completo original; sin embargo, cualquier usuario con el enlace a la versión publicada del documento podría ver su contenido publicado.
La publicación es útil porque permite:
- Crear una versión HTML insertable de un documento. La versión HTML puede insertarse en blogs, sites, etc
- Mostrar el documento a un público amplio en la web. Solo 50 usuarios pueden visualizar un documento con formato completo a la vez, pero una página web preliminar tiene un límite realmente muy superior
- Ofrecer un acceso rápido a las descargas de archivos
- Publicar instantáneas únicas de un documento actual. En este caso no se debe olvidar desmarcar la opción “Volver a publicar automáticamente”, cuando se publique el documento
En el menú Editar, no hay nada significativo a comentar, a mi entender.
MENÚ VER
En este caso, el primer elemento “Vista de documento” ofrece dos opciones:
- Paginado.- la edición del documento se realiza teniendo en cuenta el formato de página
- Contraer.- se eliminan los margenes inferior y superior que hay entre dos páginas consecutivas. De esta forma el texto se muestra continuo. Únicamente aparece una fina línea discontinua para indicarnos el cambio de página
MENÚ INSERTAR
A destacar dos opciones:
Comentar.- nos va a ofrecer una ayuda extra para crear documentos de forma colaborativa. Aunque la podemos usar nosotros mismos, como por ejemplo: a modo de recordatorio para marcar partes de texto que deben ser revisadas posteriormente, etc.
Consiste en colocar primero el cursor, delante o detrás de una palabra, o bien hacer una selección del texto que queremos comentar. Entonces el sistema nos añade una leyenda de color amarillo en el margen derecho del documento. En dicha leyenda, se puede editar o suprimir nuestra anotación. Pero además se podrá invitar a otros usuarios para que repliquen. Más información en: Ayuda de Google Docs.
Marcador.- son accesos directos a ubicaciones concretas de un documento.
MENÚ FORMATO
Ofrece pocas opciones, que son las más comunes. Cambiar a ‘negrita’, ‘cursiva’, etc.
MENÚ HERRAMIENTAS
A mi entender destacan las siguientes dos opciones:
Traducir documento.- esta opción nos permite traducir nuestros documentos a 53 idiomas !!! La traducción del español a catalán es casi instantánea (se crea una copia traducida del documento, en la página principal de Google Docs) y la calidad es bastante buena. En cambio, si el idioma de destino es de latitudes más lejanas, se toma más tiempo. En cuanto a su calidad no puedo opinar ya que mis conocimientos de “bieloruso” o “cantonés” son inexistentes...
Definir.- esta herramienta me ha sorprendido gratamente porque permite consultar el significado de cualquier palabra. La consulta la podemos realizar de dos formas distintas:
- Seleccionando una palabra con el ratón, a continuación vamos a ‘definir’, al instante nos presenta dos definiciones distintas, de fuentes distintas para poder contrastar.
- En el caso de que no seleccionemos ninguna, al abrir la herramienta cabe la posibilidad de escribir la palabra a buscar. La presentación del resultado lo hace con el mismo formato que la opción anterior.
MENÚ TABLA
Contiene pocas opciones, las más básicas.
MENÚ AYUDA
- Centro de asistencia de Google Docs.- Bién estructurado y útil
- Ayuda de otros usuarios de Google.- Quién tiene problemas los expone y otros usuarios colaboran en su resolución
- Informar de un problema.- Sistema de feedback para comunicar errores de funcionamiento
- Informar de uso inadecuado.- es un sistema de notificación sobre el uso inadecuado de cualquier documento compartido realizado mediante Google Docs (desnudos, fomento de actividades que inciten al odio, la violencia o que sean ilegales u ofensivas, spam, software malintencionado o "phishing" (acceso fraudulento), información privada y confidencial, incumplimiento de los derechos de autor)
- Métodos abreviados de teclado. resúmen de combinaciones de teclas, pensadas para realizar (más rápidamente) diferentes acciones en el documento.
Bibliografia: Centro de ayuda de Google Docs
Xavier Andorrà
Hospital de Sant Joan de Déu (Althaia), Manresa
© REMI, http://medicina-intensiva.com. Enero 2012.
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