REMI A135. Google Docs (segunda parte)

Serie Web 2.0

Google Docs es un conjunto gratuito de aplicaciones de Google, ubicado en Internet. Existe también la opción de pago, pensada para empresas, de aumentar sus capacidades de almacenamiento y de compartir los documentos con más de 10 usuarios simultáneamente.

Google Docs se originó de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de textos individual en red creado por la compañía de software Upstartle, lanzado en agosto de 2005. En octubre de 2006 Google presentó las dos aplicaciones juntas siendo el embrión de lo que es ahora.

Para acceder es imprescindible tener activada una cuenta de Google.

En próximos artículos veremos las particularidades de cada una de las aplicaciones que lo componen, pero en el presente artículo nos vamos a centrar en la página de inicio de Google Docs.

Los que seáis usuarios de esta aplicación habréis notado que recientemente ha cambiado el aspecto de la interfaz gráfica, aunque las funcionalidades son las mismas. Únicamente comentaremos aquí la interfaz nueva. Para facilitar la explicación he utilizado capturas de pantalla y he diferenciado cada zona con un recuadro rojo y un número.

En la lista de documentos se pueden apreciar cuatro zonas bien diferenciadas (imagen 1):

En la imagen 1, se pueden apreciar las cuatro zonas principales:

Zona 1. Búsquedas en la lista de documentos

Zona 2. Panel de navegación
Zona 3. Cómo buscar y consultar elementos en la lista de documentos
Zona 4. Panel de detalles

Zona 1. Búsquedas en la lista de documentos

Para buscar un elemento, introduce palabras clave relacionadas en el cuadro de búsqueda. Si quieres, puedes utilizar operadores de búsqueda para buscar por fechas, por propietarios o por frases. Para buscar los elementos que hayas añadido a una colección, selecciona la colección en el panel de navegación de la izquierda (zona 2). En el cuadro de búsqueda aparece un cuadro azul con el nombre de la colección. A continuación, introduce una palabra clave en el cuadro.

Zona 2. Panel de navegación

En el panel de navegación, situado a la izquierda de la lista de documentos, lo primero que podemos ver són dos botones:

• Crear nuevo: permite escoger qué tipo de documento queremos crear. También ofrece la posibilidad de crear el nuevo documento en base a una galería de plantillas públicas, aunque también se pueden almacenar las que hayamos creado nosotros, para uso privado o público, según decidamos.
• Subir (o símbolo de disco duro con flecha hacia arriba): permite subir archivos o carpetas desde un ordenador hacia Google Docs. También nos permite cambiar aspectos de la configuración, como convertir el formato de los archivos a subir al formato Google Docs o convertir a texto los archivos PDF o de imagen. También se puede habilitar la subida de carpetas.

Permite mostrar diferentes vistas de la lista de documentos:

• Página principal: muestra todos tus archivos y documentos, excepto los que se encuentran en la Papelera. Si quieres ocultar un elemento de esta lista, haz clic con el botón derecho del ratón en él y selecciona la opción "No mostrar en la página principal".
• Destacados: muestra solo los elementos que hayas destacado.
• Todos los elementos: en esta vista se muestran todos los elementos, incluidos los que hayas ocultado en la vista Página principal. Sin embargo, no aparecen los elementos que se encuentren en la Papelera.
• Papelera: se muestran todos los elementos que se encuentran en la Papelera. Nota: solo puedes mover a la Papelera los elementos que sean de tu propiedad. Para el resto, selecciona Eliminar de mi lista de documentos en el menú Acciones.
• Mis colecciones: en esta vista se muestran las colecciones que has creado para agrupar los elementos relacionados. Para crear una colección, haz clic en "Crear nuevo" y selecciona "Colección". A continuación, arrastra a la nueva colección el elemento que quieras de la lista de documentos. Más información sobre colecciones.
• Colecciones compartidas conmigo: se muestran las colecciones que otros usuarios han compartido contigo. Ten en cuenta que las colecciones que se compartan a través de una lista de distribución no aparecen en esta vista.

Zona 3. Cómo consultar elementos en la lista de documentos

Inicialmente en esta área podemos ver:

• Casilla de verificación: sirve para seleccionar uno o varios documentos para realizar las opciones disponibles en el panel de detalles (zona 4).
• Estrellita: sirve para marcar los documentos que queramos que consten como “destacados”Título
• Propietario
• Fecha de la última modificación, también aparece el nombre del propietario que ha hecho la última modificación (en el caso de estar compartido).

Para consultar y/o editar el contenido de cualquier documento, basta con clicar el nombre. Para seleccionarlo, hacer clic en cualquier punto de la fila, excepto en el título.

Junto al título del documento se indica si se ha compartido y a qué colección pertenece.

Para seleccionar varios elementos, mantén pulsada la tecla Ctrl (Windows) o Comando (Mac) mientras haces clic en los elementos en cuestión. Si seleccionas un único elemento, aparece el panel de detalles desde donde puedes consultar y modificar información importante.

Zona 4. Panel de detalles

Si no activamos ninguna de las casillas de verificación que hay junto al nombre de cada documento (en la zona 3), aparecen tres iconos:

• Icono con una carpeta y el símbolo “+”, para añadir una colección (carpeta) nueva.
• Botón “Ordenar”, para escoger el método de ordenación: 1) última modificación; 2) últimos abiertos (por ti); 3) título; 4) almacenamiento utilizado; 5) prioridad, en base a la última fecha de modificación de un documento o la fecha en la que éste se vio por última vez.
• Icono con rueda dentada (Configuración): 1) Mostrar densidad-: se puede escoger tres formas de visualización distintas; 2) Configuración: general y respecto a la edición; 3) Ayuda; 4) Utilizar la vista clásica; 5) Configurar Google Docs sin conexión: esta opción está en fase beta (de pruebas, que no es la versión definitiva), para ver documentos y hojas de cálculo de Google incluso si no se dispone de conexión a Internet. Para más información.

Cuando activamos la casilla de verificación de un documento, en el panel de detalles (zona 4) aparecen cinco botones (imagen 2) y desaparece el icono para crear una colección nueva.

• Icono con silueta y el símbolo ‘+’: sirve para activar la configuración de uso compartido.
• Icono con silueta de una carpeta: nos permite organizar los documentos entre las diferentes colecciones (carpetas) que tengamos creadas (tanto las compartidas como las no compartidas).
• Icono “papelera”: para enviar a la papelera.
• Icono “ojo”: para generar la ventana de vista previa (imagen2 - zona 5).
• Botón “Más”: permite realizar varias acciones, las cuales varian en función del tipo de archivo. Es decir, si es un video o un archivo de texto, las opciones presentadas seran distintas: 1) Abrir: para abrir el documento seleccionado; 2) Compartir: activa la configuración de uso compartido; 3) No mostrar en la página principal: para ocultar; 4) Organizar; 5) Cambiar nombre; 6) Marcar como sí/no visualizado: el sí/no son opciones alternativas. El ‘sí’ no aparace si está activado el ‘no’ y viceversa; 7) Enviar a la galería de plantillas; 8) Mover a la papelera.

En el caso que el archivo seleccionado tenga un formato, las opciones que aparecen son las mismas que las descritas y además las siguientes:

• Administrar pistas de subtítulos
• Descargar
• Evitar que los lectores descarguen el archivo
• NO aparece: Enviar a la galería de plantillas
• Mover a la papelera

Para más información: Reproducción de archivos de video en Google Docs.

Zona 5. Ventana de vista previa

En este panel se muestra una vista previa del documento. Cabe decir que a excepción del título y la información general, todos los campos son editables, por tanto se puede modificar la información contenida:

• Título
• Panel de previsualización: si es un archivo de vídeo se puede visionar directamente. En cuanto a los archivos de audio, no se pueden escuchar
• Compartir
• Descripción
• Colecciones
• Versiones (para archivos subidos que no estén en formato de Google Docs)
• Información general: contiene la fecha de la última visualización y la fecha de la última modificación y el usuario que lo modificó o visualizó.

Más información

Xavier Andorrà
Hospital de Sant Joan de Déu (Althaia), Manresa
© REMI, http://medicina-intensiva.com. Noviembre 2011.

Enlaces:

• Centro de Asistencia Oficial Google Docs
• Wikipedia
• Aula Clic: Curso de Google Docs (recomendado); hay video-tutoriales (aunque realizados con la interfaz clásica de la aplicación).